Wstępnym krokiem zmierzającym do przełożenia założeń strategicznych na konkretne plany obsady pracowniczej jest analiza czynników określających potrzeby kadrowe firmy, tak w chwili obecnej, jak i ich prognozę na przyszłość. Pierwsza grupa czynników obejmuje uwarunkowania dotyczące otoczenia firmy (regulacje prawne, rynek pracy, specyfika regionu, związki zawodowe, itp.). Druga grupa czynników związana jest z samą firmą i dotyczy znajomości założeń strategicznych, filozofii, misji, celów, zadań firmy, jak również uwzględnia jej wielkość, branżę, etap rozwoju, itp.

W wyniku przeprowadzenia dokładnej procedury planowania, uzyskuje się macierze rzeczywistego i pożądanego zatrudnienia, które są podstawą do sprecyzowania wymagań w sferze kadrowej (niedobór zatrudnionych - rekrutacja, przemieszczenia; bądź nadwyżka zatrudnionych - zwolnienia wraz z odpowiednimi rozwiązaniami społecznymi wspomagającymi i łagodzącymi ten proces, zmiany organizacyjne, itp.).

Efektem końcowym całej procedury planowania powinny być konkretne plany, a mianowicie:

• plan zatrudnienia - liczba zatrudnionych, ich kwalifikacje, ewentualne zwolnienia, przyjęcia, źródła rekrutacji, metody doboru, itp.,
• plan szkolenia kadr - liczba pracowników przewidzianych do przeszkolenia, rodzaje szkoleń, koszty szkoleń,
• plany rozwoju pracowników - wskazanie poszczególnych etapów kariery z uwzględnieniem wymagań stawianych pracownikowi, ustalenie rodzajów szkoleń, itp.,
• plan działań motywacyjnych, obejmujący składniki materialne i niematerialne, służące oddziaływaniu na postawy i zachowania pracowników.